申诉机制

根据经合组织指南：“公司应建立公司层级或行业性的申诉机制，作为风险的早期警报系统。”

1. 目的

为了及时发现和处理各类风险与隐患，保障利益相关方与公司管理层的顺畅沟通，提高与利益相关方参与和互动的质量，从而建立和谐互利的利益相关方关系，维护各利益相关方和公司的合法权益，优化企业发展的内外部环境，特制定本申诉机制。

2. 适用范围：我司允许任何相关方（受影响人员或举报者）表达与钽原料矿物购销、加工和钽中间产品销售情况有关的疑虑，提起申诉。相关方包括但不限于：

(1) 公司职员；

(2) 公司客户，包括供应商、合作商和采购商；

(3) 社会组织和媒体；  

(4) 供应商的员工及客户；

(6) 公司运营所在地的居民。

3.申诉事项

申诉人可就与公司的产品及其供应链、经营管理决策与活动、业务关系、内外部非业务关系相关，且实际或可能违反适用于公司的法律法规或其他要求的情况提出申诉。

4.申诉原则

申诉人向公司提出申诉，以及公司接受和处理申诉均遵循以下原则：

(1) 事实原则：申诉人应根据具体事实而非公司的战略、政策或方针提出申诉，并充分、完整地提供基于事实的证据和材料；

(2) 关联原则：申诉人可为自身或代表其他个人、群体或组织提出申诉，只要申诉事项与公司的产品及其供应链、经营管理决策与活动等相关，公司不接受也不处理非关联申诉；

(3) 保密原则：申诉人和公司均应在保密的原则下，对申诉进行认真处理，在申诉处理过程中，申诉人和公司相关人员均应保守秘密，不在处理程序结束前就申诉进程和内容做公开披露；

(4） 及时原则：申诉人应在知道或理应知道相关事实后的合理时间内及时提出申诉，以便调查和处理，公司在接收到申诉以后，应及时处理并给予答复。只要可能，应告知申诉人已收到申诉，并向其提供有关处理进程的报告和处理结果。对送交申诉人的决定，应由与申诉涉及的活动无关的人员做出，或者对其审查和批准的决定。

（5）公平公正原则：公平公正原则是处理申诉事项时必须遵循的核心准则，它要求申诉人的申诉应得到全面、客观、无偏倚的公正处理，确保申诉过程与结果的公平性。同时，该原则强调申诉事项所涉及的所有利息相关方，无论是申诉人、被申诉人还是其他关联方，都应当得到平等、合理对待，其合法权益均需受到充分尊重和保护，以维护程序的正当性与结果的公信力。

5.申诉渠道

公司设立部门和公司两个层面的多种接受申诉的渠道，具体而言：

(1) 各部门在其业务流程中设立接受申诉的渠道和方式，包括意见箱、恳谈会等为本部门员工设立的申诉渠道，以及如客户满意度调查等为与本部门存在业务关系的客户和其他利益相关方建立的申诉渠道；

(2) 设立、宣传并维护公司层面接受申诉的渠道，包括公司网站、总经理邮箱和社交媒体等，申诉渠道应能公开获取。

(3) 公司成立负责任矿物尽职调查管理工作组，由总经理领导，以及生产、营销以及综合管理各部门一位主要负责人组成，申诉人向工作组提出申诉，可拨打公司电话：0734-8310516进行申诉，或将相关申诉信息邮件发送至jingyingbu1@hnhyhkxc.com。

6.申诉程序与处理

所有申诉应严格遵循以下处理程序：

(1) 申诉人申诉时须填写公司统一指定并提供的《供应链尽责申诉表》（附件 1），说明相关事实和申诉的诉求；公司接受申诉的部门应做好《供应链尽责申诉记录》，记录后应要求申诉人确认：

(2) 各业务部门经由本部门的申诉渠道和方式而接收的申诉由各部门首先进行处理，实行“首问责任制”，并可明确主管职责，但在相关申诉事关另一部门时，则须协助申诉人将该申诉转交（接到申诉后的3个工作日内）相关业务部门，并告知申诉人；

(3) 相关业务部门在接到申诉人提出的申诉后，应首先研判该项申诉是否符合本制度第二到第四条的受理条件，如否，则应在接到申诉之日起3个工作日内告知申诉人且申诉终止，并在《供应链尽责申诉表》上做好记录；

(4) 如果申诉符合受理条件，各部门应在接到申诉之日起10个工作日内在部门职责权限范围内对申诉事项进行调查和回应，提出处理意见，如果申诉人接受该答复即可终结申诉；如果申诉人不接受，则相关部门应协助申诉人在5个工作日内向公司负责任矿物尽职调查管理工作组提出申诉；  

(5) 在申诉提交到负责任矿物尽职调查管理工作组后，工作组应在5个工作日内讨论该项申诉并在必要时补充调查，并应确保15个工作日内向申诉人作出答复，提出公司层面的最终解决方案，如果申诉人接受该项方案，则申诉正式终结；如果申诉人仍不能接受解决方案，则可以寻求企业以外的解决途径，包括司法途径；

(6) 如果一个申诉明确涉及多个部门的，须由首先接到申诉的部门通知负责任矿物尽职调查管理工作组，并按本条第（5）款的规定进行处理；

(7) 如果同一申诉人或不同申诉人就经由本条各款处理过的相同申诉再次提出申诉的，由接到申诉的部门或负责任矿物尽职调查管理工作组告知其前述申诉结果，并不予接受申诉；但申诉人如对申诉结果的执行不满意，可就此再次提出申诉。

（8）针对申诉事项，公司一贯秉持开放、透明的原则，积极鼓励所有利益相关方——包括员工、客户、合作伙伴及其他相关方——通过平等、尊重的对话方式进行沟通。我们相信，基于相互理解和坦诚交流的协商，是解决申诉、化解分歧的最有效途径。公司致力于搭建良好的沟通平台，促进各方在公平对等的基础上，共同商讨并确定申诉的具体解决方案，以寻求最大共识，维护和谐关系，保障各方合法权益。

（9）如申诉处理行动存在可能加剧其他不利影响的风险，公司将严格遵守相关法律法规，通过合法合规的程序及时提供有效补救方案，或在制定和实施补救措施的过程中积极寻求并给予合作。

7. 申诉结果

申诉人接受答复、处理意见或解决方案后，应配合相关部门填写《供应链尽责申诉表》“申诉人确认” 部分，承诺接受《申诉书》所列申诉结果，并不再就同一问题提出申诉或诉诸其他争端解决机制，包括司法解决机制，并签名确认。

申诉处理结果应记录为一式叁份的《供应链尽责申诉表》（附录三），一份交申诉人保存，一份交存所涉相关业务部门（涉及多个部门的，可制作相应副本），一份由公司负责任矿物尽职调查管理工作组汇总并存档。

8.申诉跟进

申诉处理结果的后续跟进工作将主要从两个关键层面展开，以确保申诉事项得到妥善解决和系统性提升：

（1）当申诉处理流程正式完成，且相关处理结果已获得申诉人认可与接受后，公司将启动执行监督机制。具体而言，由公司专门设立的责任矿物尽职调查管理工作组牵头，联合涉及申诉事项的相关业务部门，共同对申诉决议的执行落实情况进行持续跟踪、定期检查与全面监督，确保处理措施到位、承诺得到履行。

（2）为进一步从根源上优化管理、防范类似问题，公司负责任矿物尽职调查管理工作组需基于申诉所反映的具体情况，深入剖析其在内部管理制度以及尽责调查管理体系层面可能暴露的缺陷与不足。工作组应就此向公司高级管理层提交详尽、可行的改进建议，推动相关制度与流程的修订完善，并持续跟踪改进措施的落地实施，从而促进公司尽责管理体系的不断完善与提升。

9. 申诉者保护

公司承诺不会因申诉行为对申诉者采取任何形式的报复，我们将对匿名申诉人的信息进行保护，任何人不得以任何借口对申诉人进行打击报复。对于未能遵守保密原则导致申诉者利益受到损害的雇员，公司将酌情予以处罚，严重者送交司法机关处理。

10. 制度实施

(1) 本制度自2023年1月15日起实施，同步发布于公司官网对外公布。

(2) 本制度由公司负责任矿物尽职调查管理工作组最终解释并负责修改。

衡阳金新莱孚新材料有限公司

2023年1月15日

附录三：  尽职管理体系供应链尽责申诉表